Information zum Folgekartenprozess HBA/SMC-B

Februar 28, 2025

In diesem Jahr laufen die ersten Zertifikate für HBA und SMC-B nach fünfjähriger Gültigkeit erstmals ab. Wir informieren Sie hier, was Sie für die Beantragung Ihrer Folgekarten beachten sollten.

Die Kammer hatte bereits im vergangenen Jahr per Rundschreiben und Kammer aktuell darüber informiert, dass ab diesem Jahr die ersten regulären Zertifikatslaufzeiten von elektronischen Heilberufsausweise (HBA) und Security Module Card Typ B (SMC-B) ablaufen.

Nun haben beide aktuell im Kammerbezirk tätigen Anbieter, D-Trust und medisign, über den sogenannten Folgekartenprozess wie nachstehend informiert. Die ersten Karten wurden Ende Juli 2020 versandt. Nach Information der Anbieter können Folgekarten frühestens 90 Tage vor Ablauf der aktuellen Karte über Ihr Kundenkonto im Antragsportal bestellt werden.

Die Hersteller haben uns mitgeteilt, dass alle Karteninhaberinnen und -inhaber vor Ablauf der Gültigkeit dazu informiert werden. In dieser Mail erhalten Sie dann auch genaue Informationen, wie die Folgebestellung erfolgen soll. Damit Sie in der Apotheke arbeitsfähig bleiben, planen Sie bitte für die Bestellung und Zusendung der Karten etwa 4-6 Wochen ein.

SMC-B: Bitte beachten Sie, dass die Kartenhersteller seit April 2023 auch bei der Bestellung der SMC-B verpflichtet sind, bei allen Antragstellenden eine Identitätsprüfung durchzuführen. Dies gilt für Erstanträge ebenso wie für die Beantragung von Folgekarten. Bei der Apothekerkammer müssen Sie bei einer Folgekarte keinen neuen Antrag auf Berechtigung zum Erhalt der SMC-B stellen. Sie können folglich direkt auf das Portal Ihres qVDA (Kartenherstellers) gehen und die Folgekarte beantragen (wenn es dann soweit ist).

HBA: Auch bei der Beantragung eines Folge-HBA ist ein Antrag bei der Kammer nicht zwingend erforderlich. Lediglich bei Namensänderungen oder Umzug bitten wir Sie, eine neue Berechtigung auf unserer Webseite zu beantragen.

Sie haben online auf unserer Webseite die Möglichkeit, die Laufzeiten Ihrer Zertifikate einzusehen. Dazu gehen Sie nach dem Login auf die Kachel „HBA“ bzw. „SMC-B“. Diese finden Sie unter der Rubrik „gematik“. Hier werden Ihnen Ihre gestellten Anträge und die ausgelieferten Karten und deren Status sowie die detaillierten Kartendaten angezeigt. Sie finden an dieser Stelle auch Ihre Telematik-ID.

Hier die wichtigsten Fragen und Antworten, aufbereitet nach der jeweiligen vorliegenden Information des Herstellers:

Diese Mitteilung werden wir ebenfalls per Rundschreiben verteilen. Bei Aktualisierungen informieren wir Sie wie gewohnt per Kammer aktuell:

	D-Trust (ab Mitte April 2025)	medisign
Wie und unter welchen Bedingungen können Folgekarten bestellt werden?	Folgekarten können in dem Kundenbereich des Antragsportals unter dem Punkt „Folgeantrag stellen“ bestellt werden.	90 Tage vor Ablauf der aktuellen Karte, über das Kundenkonto im Antragsportal. Betroffene Karteninhaber erhalten eine Benachrichtigung via E-Mail, die einen Link enthält, der direkt in den Antrag führt.
Wie wird das in Portalen abgebildet?	Der Antragsteller loggt sich in das Portal mit Vorgangsnummer und Passwort ein und sieht den Stand der Anträge und Karten. 3 Monate vor Ablauf der Erstkarte sind auch der Button Folgeantrag stellen und die dazugehörigen Hinweise sichtbar:   Der Folgekartenantrag wird mit den Daten Ihres Erstantrags vorbefüllt. Prüfen Sie bitte Ihren vorbefüllten Datensatz: a) Keine Änderungen notwendig → Schließen Sie den Antrag ab. b) Änderungen notwendig → Bitte wenden Sie sich an Ihre Apothekerkammer und lassen Sie die Daten entsprechend anpassen. Loggen Sie sich erneut im Antragsportal ein und schließen Sie den Antrag ab.   Im Freigabeportal werden Folgekartenanträge für den Kartenherausgeber sichtbar als solche gekennzeichnet.	Der Button zur Beantragung der Folgekarte wird erst 90 Tage vor Ablauf der aktuellen Karte im Antragsportal aktiv geschaltet. Im Freigabeportal sind Folgeanträge, analog zu beispielsweise Ersatzkartenanträgen, als solche kenntlich gemacht.
Neues Ident-Verfahren immer notwendig bzw. wonach wird hier entschieden?	Ein neues Ident ist bei einem Folgeantrag immer notwendig (unsere Erstkarten haben in der Regel eine Laufzeit von 5 Jahren).	Ein neues Ident ist immer erforderlich. Bei vorbefüllten Anträgen sind die vorbefüllten und somit gesperrten Felder des Erstantrags auch im Folgeantrag gesperrt, so dass bei Änderungen zwangsläufig ein neuer Antrag gestellt werden muss.   In der kommenden Version des Antragsportals werden auch bei freien Anträgen die relevanten Felder gesperrt sein, so dass gewährleistet sein wird, dass Änderungen auch hier zu Neuanträgen führen.
Ab wann kann ein Folgekartenantrag gestellt werden – gibt es ein Zeitfenster?	Ein Folgekartenantrag kann in der Regel kurz vor Ablauf der aktuellen Karte gestellt werden. Die Erinnerungsmails an den Zertifikatsinhaber werden 3 Monate, 2 Wochen und 3 Tage vor Ablauf der Zertifikatslaufzeit an den Kunden versendet.	90 Tage vor Ablauf der aktuellen Karte.   Erinnerungen werden 90, 60 & 30 Tage vor Ablauf der aktuellen Karte versendet.
Wird die T-ID bei Folgekarten automatisch übernommen oder ist hier etwas im Prozess zu beachten?	Die T-ID wird bei Folgekarten automatisch übernommen.	Die TI-D wird standardmäßig übernommen, kann aber auf Wunsch des Antragstellers neu vergeben werden.
Wie viele Karten können bei einem Folgekartenantrag gestellt werden?	Pro Erstkarte kann nur eine Folgekarte bestellt werden. Laufen zwei Karten gleichzeitig ab, können auch zwei Folgekarten gleichzeitig bestellt werden.	Zwei je Kartentyp.
Erfolgt eine Sperrung der 1. Karte, sobald die Folgekarte freigeschaltet wird oder stirbt die Karte den „technischen Tod“ nach Ablauf des Zertifikats?	Die Erstkarte läuft einfach ab und kann alternativ bei Bedarf früher vom Inhaber gesperrt werden.	Die 1. Karte bleibt bis zum Ablaufdatum ihrer Zertifikate gültig.
Erfolgt eine Mitteilung über die Schnittstelle (Kartennummer, ID, gültig bis) – analog Erstkartenantrag?	Jeder Antrag und auch jede Karte ist ganz normal über die Schnittstellen, die bestehen, den Apothekerkammern zur Verfügung gestellt.	Keine Unterschiede zwischen Erst- und Folgekarte, die Informationen werden über die Schnittstelle übermittelt.
Weiterführende Links	FAQ (SMC-B): https://www.medisign.de/support/article/smc-b-folgekarte-beantragung-inbetriebnahme/   FAQ (HBA): https://www.medisign.de/support/haeufige-fragen/elektronische-heilberufsausweise-ehba/ https://www.medisign.de/support/fragen/wie-beantrage-ich-eine-folgekarte-2/	Flyer: https://www.d-trust.net/files/dokumente/pdf/dtrust_factsheet_folgekarte_apotheke.pdf

Es ist zu erwähnen, dass bei der D-Trust zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Information die Umsetzung in den Portalen noch aussteht. Eine Umsetzung ist nach aktueller Aussage der D-Trust für Mitte April geplant. Bis dahin ist es leider notwendig, Folgekartenbestellungen über Erstanträge abzuwickeln.

Die Anbieter werden ihre „Bestandskunden“ auch noch direkt kontaktieren und über die erforderlichen Schritte für die Fortsetzung der Endnutzerverträge informieren.

Es gilt weiterhin: Die Kammermitglieder haben es im Einzelvertragsverhältnis „in der Hand“ und können den Anbieter wählen. Eine Empfehlung kann die Apothekerkammer Berlin – nicht nur aufgrund wettbewerbsrechtlicher Vorgaben – nicht aussprechen.

Allgemeine Informationen finden Sie auch auf der Kammerhomepage unter https://www.akberlin.de/mitgliedschaft/hba-und-smc-b.

Selbstverständlich steht Ihnen bei Fragen rund um die Beantragung von HBA und SMC-B auch wie gewohnt gern das Team der Mitgliederverwaltung zur Verfügung.

So erreichen Sie uns:

Grit Siegmund siegmund@akberlin.de 030 31 5964 -20

Dominique Amann-Mewis mewis@akberlin.de 030 31 5964 -19