Der HBA ist ein personenbezogener Ausweis für Heilberufler:innen – in unserem Fall der „Apothekerausweis“. Es handelt sich um einen hochwertigen Sichtausweis im Scheckkartenformat mit Foto und Unterschrift des Karteninhabers. Die wichtigsten Funktionen liegen „im Inneren“ der Karte.

Neben einigen technischen Informationen werden folgende Daten in den elektronischen Zertifikaten auf dem HBA gespeichert: Vorname, Nachname und Titel des Karteninhabers / der Karteninhaberin Telematik-ID des Karteninhabers / der Karteninhaberin Berufsgruppe des Karteninhabers / der Karteninhaberin Attributsbestätigte Stelle (Apothekerkammer).

• Identifizierung: Mit dem HBA können Sie sich in der digitalen Welt des Gesundheitswesens als Apotheker:in elektronisch identifizieren und authentifizieren. Damit erhalten Sie Zugang zu besonders geschützten Online-Daten oder Diensten. • Qualifizierte elektronische Signatur: Karteninhaber:innen können mit dem HBA u.a. elektronische Verordnungen und Protokolle elektronisch signieren. Diese Signatur ist der händischen Unterschrift gleichgestellt. • Verschlüsselung: Mit dem HBA können medizinische Daten verschlüsselt versendet und beim Empfang entschlüsselt werden. Der HBA ermöglicht einen sicheren elektronischen Datenaustausch zwischen den Heilberufen untereinander und mit den Krankenkassen. • Sicherer Zugriff auf TI und eGK: Mit dem HBA können berechtigte Leistungserbringer:innen auf zahlreiche Anwendungen der Telematikinfrastruktur (TI) zugreifen wie z.B. auf eRezepte, elektronische Medikationspläne (eMP) und Notfalldaten auf der elektronischen Gesundheitskarte (eKG), elektronische Patientenakten (ePA) und KIM (Kommunikation im Gesundheitswesen).

Jedes Kammermitglied kann einen HBA beantragen. Eine Beantragung macht aber nur Sinn, wenn das Kammermitglied einen HBA für die Berufsausübung benötigt.

Die Apothekerkammer Berlin ist nicht zuständig für die Beantragung von HBA durch Pharmazieingenieure und Apothekerassistenten. Für diese Berufe richten die Länder das Elektronische Gesundheitsberuferegister (eGBR) ein. Es soll seine Arbeit im Laufe des Jahres 2021 aufnehmen. Seinen Sitz wird das eGBR entsprechend einem Beschluss der Gesundheitsministerkonferenz im Land Nordrhein-Westfalen haben. Das eGBR soll als gemeinsame Stelle der Länder künftig die Ausgabe von elektronischen Ausweisen an die nicht approbierten Erbringer:innen ärztlich verordneter Leistungen, die nicht über eigene Kammer zur Ausgabe der Ausweise verfügen, übernehmen. Zu diesem Zweck arbeitet das eGBR bundesweit mit über 1.500 so genannten bestätigenden Stellen zusammen. Das sind diejenigen Ämter, Behörden und sonstigen Organisationen, die den Leistungserbringerinnen und -erbringern die Berufserlaubnis bestätigt haben. Welche Stelle dies in Berlin sein wird steht noch nicht fest. Weitere Informationen zum eGBR finden Sie hier: https://egesundheit.nrw.de/projekt/egbr/

Bislang sind die einzigen apothekenrelevanten Anwendungen in der Telematikinfrastruktur (TI) der elektronische Medikationsplan (eMP) nach § 31a SGB V und die elektronischen Notfalldaten nach § 358 SGB V. Das Auslesen der Notfalldaten und die Aktualisierung des eMP in der Apotheke können nach den gematik-Spezifikationen mit der Institutionskarte der Apothekenbetriebsstätte (SMC-B) erfolgen. Um die SMC-B in der jeweiligen Apothekenbetriebsstätte für den Zugang zu den Fachanwendungen der TI zu legitimieren, ist der HBA des Betriebserlaubnisinhabers erforderlich. Die Anbindung (nahezu) aller Apotheken an die TI ist zwischenzeitlich erfolgt. Das Digitale-Versorgung-Gesetz (DVG) beinhaltet die Verpflichtung, dass alle Apotheken bis zum 30.09.2020 an die TI angeschlossen sein mussten (siehe Artikel 1 Nr. 2 des DVG, durch den § 31a SGB V geändert worden ist).

Mit der geplanten Einführung des eRezeptes ab 01.01.2022 werden alle Apotheker:innen, die Änderungen an einer elektronischen Verschreibung gemäß § 17 Abs. 5 Satz 4 ApBetrO vornehmen müssen, einen HBA benötigen. Das einfache Abzeichnen von eRezepten bei der Abgabe gemäß §17 Abs. 6 ApBetrO erfolgt über die SMC-B (in Verbindung mit dem HBA des Betriebserlaubnisinhabers) und dem Warenwirtschaftssystem. Die gesetzlichen Krankenkassen finanzieren den Aufbau und den Betrieb der Telematikinfrastruktur. Der Deutsche Apotheker Verband (DAV) und der GKV-Spitzenverband haben hierzu die TI-Erstattungsvereinbarung abgeschlossen (siehe auch Frage „Wer finanziert den HBA?“). Danach erhalten Apothekeninhaber:innen für die Anzahl der am 01.07.2021 angestellten Apotheker:innen die Kosten für die betreffende Anzahl HBA erstattet. Da die GKV nur die erforderliche Ausstattung bezahlt, bedeutet dies im Umkehrschluss, dass jede:r angestellte Apotheker:in einen HBA benötigt. Zudem ist die zeitnahe Beantragung des HBA für alle in Apotheken tätigen Apotheker:innen empfehlenswert, um auch für die zukünftigen Funktionen (siehe Frage „Welche Funktionen hat der HBA?“) in der digitalen Gesundheitswelt gewappnet zu sein.

Alle Berliner Apothekeninhaber:innen, die Filialleiter:innen und alle anderen in Apotheken angestellten Apotheker:innen haben von der Apothekerkammer einen Brief mit ihren persönlichen Login-Daten für das Kundenportal auf der hierfür neu eingerichteten Kammerhomepage https://portal.akberlin.de/ erhalten.

Über das Kundenportal https://portal.akberlin.de/ > Kundenportal können die Kammermitglieder ihre Mitgliedsdaten selbst verwalten. Außerdem werden künftig alle Services der Kammer über das Kundenprotal gebucht werden können.

 

Wichtiger Hinweis: Das Kundenportal ist die erste Funktion der im Aufbau befindlichen neuen Kammerhomepage https://portal.akberlin.de/. Dieses ist nicht zu verwechseln mit den bisher von Ihnen verwendeten und weiter existierenden Login für Veranstaltungen, CPK-Punkte etc. auf der Kammerhomepage www.akberlin.de. Bitte beachten Sie die von der Kammer in dem HBA-Brief mitgeteilte Web-Adresse Kundenportal!

 

Der Beantragungsprozess für den HBA läuft wie folgt ab:

 

  • Sie loggen sich auf der Webseite https://portal.akberlin.de/ im Kundenportal mit Ihren persönlichen Login-Daten ein, überprüfen Ihre Mitgliedsdaten (Stammdaten) und aktualisieren diese gegebenenfalls. Bitte hinterlegen Sie eine gültige E-Mail-Adresse. Nach dem ersten Login können Sie die zugesandten Login-Daten auf Ihre persönliche E-Mail-Adresse und ein selbst vergebenes Passwort ändern.

 

  • Nach Überprüfung der Daten durch die Mitarbeiter:innen der Kammer erhalten Sie eine Bestätigungsmail an die hinterlegte E-Mail-Adresse. Nach Erhalt der Bestätigungsmail loggen Sie sich bitte erneut ein und beantragen über den Button „HBA“ Ihren Heilberufsausweis.

 

Wenn Sie an Ihren Stammdaten nichts ändern, erhalten Sie keine Bestätigungsmail und können sofort mit der Beantragung des HBA beginnen.

 

  • Nach erfolgreicher Beantragung sendet Ihnen die Kammer einen Bescheid über die Berechtigung zum Erhalt und zur Nutzung des HBA per Post zu. Der Bescheid enthält eine Vorgangsnummer, die Sie für den Bestellprozess auf der Webseite eines Kartenherstellers (siehe unten) benötigen.

 

Bei Fragen zur Antragstellung bei der Kammer wenden Sie sich bitte an Frau Dominique Mewis (mewis@akberlin.de) oder Frau Grit Siegmund (siegmund@akberlin.de).

 

Wenn Sie nicht zu dem Personenkreis gehören, die die Kammer angeschriebenen hat, Sie aber ebenfalls einen HBA beantragen möchten, wenden Sie sich zwecks Zusendung Ihrer persönlichen Login-Daten bitte an die genannten Kolleginnen (formlose E-Mail mit dem Betreff „Beantragung eines HBA“).

Sobald Sie von der Kammer Ihren Bescheid mit der Vorgangsnummer erhalten haben, können Sie einen der von der Apothekerkammer zugelassenen Vertrauensdiensteanbieter (qVDA) (= Kartenhersteller) mit der Herstellung des HBA beauftragen. Die Beantragung erfolgt ausschließlich online.

 

Vertrauensdiensteanbieter (qVDA)/Kartenhersteller Heilberufsausweis (HBA) Institutionskarte (SMC-B)
Bundesdruckerei GmbH /
D-Trust
Ja Ja
DGN Deutsches Gesundheitsnetz GmbH / medisign GmbH Ja Ja
SHC Stolle & Heinz Consultants GmbH & Co. KG in Anbindung in Anbindung

 

Wichtig: Beim HBA werden Sie auf den Seiten des qVDA u. a. aufgefordert, ein Portrait-/Passfoto hochzuladen sowie sich mittels des POSTIDENT-Verfahrens in einer Filiale der Deutschen Post/DHL zu identifizieren. Die entsprechenden Dokumente dazu werden auf dem Portal des qVDA automatisch generiert.

 

Zur Erläuterung: Der HBA ermöglicht die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES). Diese steht rechtlich Ihrer eigenhändigen Unterschrift gleich. Deshalb ist eine Identifizierung mittels POSTIDENT-Verfahren gemäß den Vorgaben der EU-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt (eIDAS-Verordnung) gesetzlich vorgeschrieben.

 

Bitte beachten Sie, dass nicht jede Postfiliale auch die Durchführung des POSTIDENT -Verfahrens anbietet. Unter https://www.deutschepost.de/de/s/standorte.html können Sie nach Ihrer nächstgelegenen Filiale suchen und unter „Leistungen & Services“ das Angebot prüfen.

 

Die Bundesdruckerei/D-Trust und medisign haben auf ihren Webseiten ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Antragstellung bereitgestellt.

 

Auf der Webseite der Bundesdruckerei finden Sie die „Anleitung zur Beantragung eines elektronischen Heilberufsausweises (HBA)“

https://www.bundesdruckerei.de/system/files/dokumente/pdf/Schritt-fuer-Schritt_zum_eHBA.pdf

 

Auf der Webseite von Medisign geht es „In 10 Schritten zu Ihrem Apothekerausweis“.

https://www.medisign.de/blog/in-10-schritten-zum-elektronischen-heilberufsausweis-ehba/

 

Wenn Sie den Bestellprozess beim qVDA vollständig durchlaufen haben, erhält die Apothekerkammer Nachricht vom qVDA, nimmt eine abschließende Prüfung vor und gibt die Produktion des HBA durch den qVDA frei. Die Freigabe erfolgt intern zwischen der Apothekerkammer und dem qVDA. Nach der Freigabe erfolgt die Herstellung des HBA durch den qVDA, der Ihnen dann die Karte zuschickt.

Ab Auftragserteilung müssen Sie aufgrund der erforderlichen Produktionszeiten mit einer Bearbeitungsdauer von mindestens 4 bis 6 Wochen rechnen, bis der HBA ausgeliefert wird.

Innerhalb der 5-jährigen Laufzeit fallen monatliche Kosten von 7,48 EUR netto (8,90 EUR brutto) an. Die Höhe der Kosten ist Bestandteil der von den Landesapothekerkammern mit allen Kartenherstellern abgeschlossenen Rahmenverträge und deshalb bundeweit einheitlich. Die Apothekerkammer erhebt für ihre Leistungen keine Gebühren. Auf den Portalen der Kartenhersteller kann der:die Antragstellende zwischen Zahlung per SEPA-Mandat oder Zahlung auf Rechnung wählen, im Detail wie folgt: Bundesdruckerei/D-Trust • SEPA: jährlich, halbjährlich, vierteljährlich • Rechnung: Bei Rechnungszahlung ist der gesamte Betrag für 5 Jahre i.H.v. 534,00 EUR (brutto) fällig. Die Angabe einer alternativen Rechnungsanschrift (Apotheke/Arbeitgeber) ist möglich. Medisign • SEPA: jährlich • Rechnung: jährlich, Angabe einer alternativen Rechnungsanschrift (Apotheke/Arbeitgeber) ist möglich.

Der Vertrag zwischen Ihnen und dem Kartenhersteller hat eine Laufzeit von 5 Jahren. Kündigungsmöglichkeiten finden Sie in den Vertragsunterlagen und auf den Webseiten der Kartenhersteller.

Die Errichtung und der Betrieb der Telematikinfrastruktur (TI) werden von den Krankenkassen finanziert. Der Deutsche Apothekerverband (DAV) und der GKV-Spitzenverband haben hierzu die TI-Erstattungsvereinbarung zur Finanzierung der erstmaligen Ausstattungskosten und der laufenden Betriebskosten geschlossen.

 

Wichtig zum Verständnis der TI-Erstattungsvereinbarung ist sich klar zu machen, dass die Erstattungen an die Leistungserbringer, also an die Apotheken, die Arztpraxen etc., gezahlt werden. Zur Ausstattung der Apotheke gehören nach § 2 e) TI-Erstattungsvereinbarung auch die HBA der angestellten Apotheker:innen und der Pharmazieingenieure.

 

Das bedeutet, alle Erstattungen  –  auch für die HBA der Angestellten  –  werden von den Apothekeninhaber:innen beantragt und vom DAV-Notdienstfonds an diese ausgezahlt. Die angestellten Apotheker:innen haben keinen eigenen Erstattungsanspruch. Über einen Ausgleich sollten die Arbeitgeber:innen und die Angestellten eine Vereinbarung treffen (siehe auch Frage „Wie kann der Ersatz der Aufwendungen, die angestellte Approbierte für den HBA haben, erfolgen?“).

 

Zu beachten ist die Stichtagsregelung zum 01.07.2021: Die Pauschale wird nur für diejenigen Apotheker:innen gezahlt, die am 01.07.2021 in der Apotheke angestellt waren. Änderungen, die im Apothekenpersonal nach dem 01.07.2021 eintreten, sind grundsätzlich mit Ausnahme von approbierten Berufsanfängern nicht förderfähig. Erstattet wird der Nettobetrag der Kosten des HBA für 5 Jahre in Höhe von 449,00 EUR.

 

Näheres zur Beantragung der Erstattung und zur Auszahlung ist auf der Webseite des zuständigen DAV-Notdienstfonds zu finden: https://www.dav-notdienstfonds.de/ti-themen/uebersicht/

Wichtig zum Verständnis der TI-Erstattungsvereinbarung ist sich klar zu machen, dass die Erstattungen an die Leistungserbringer, also an die Apotheken, die Arztpraxen etc., gezahlt werden. Zur Ausstattung der Apotheke gehören nach § 2 e) TI-Erstattungsvereinbarung auch die HBA der angestellten Apotheker:innen und der Pharmazieingenieure. Bei angestellten Apotheker:innen fallen somit die Kosten für den HBA bei den Karteninhaber:innen an, die Erstattung erfolgt aber an den Leistungserbringer „Apotheke“. Angestellte Apotheker:innen können selbst keine Erstattung beim DAV-Notdienstfonds geltend machen. Da bei den Apothekeninhaber:innen keine Kosten für den HBA der Angestellten anfallen, die Erstattung aber den Apothekeninhaber:innen zufließt, ist es nur recht und billig, dass Apothekeninhaber:innen die erhaltene Erstattung dazu verwenden, den angestellten HBA-Inhaber:innen deren HBA-Kosten zu ersetzen. Ein Rechtsanspruch der Angestellten auf Auslagenersatz besteht aber nicht. Die Kammer empfiehlt, dass Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in eine entsprechende Vereinbarung treffen.

Nach Einschätzung der Treuhand Hannover ist der Ersatz der Kosten für den HBA an Angestellte grundsätzlich lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, da es sich um den Ersatz von Auslagen handelt. Auslagenersatz sei immer dann anzunehmen, wenn der Arbeitnehmer in ganz überwiegendem Interesse des Arbeitgebers Aufwendungen tätigt, die der Arbeitsausführung dienten, so die Treuhand.

 

Folgendes ist allerdings zu beachten, damit der Auslagenersatz wirklich steuerfrei ist: Die Ausgaben müssen einzeln mit den Angestellten abgerechnet werden, und die Auslagen dürfen nur in der Höhe erstattet werden, wie sie tatsächlich aktuell bei dem oder der Angestellten angefallen sind. Das heißt: Der Auslagenersatz darf nicht höher sein, als die von Angestellten gezahlte Gebühr.

 

  • Zahlt der Angestellte die Gebühr für seinen HBA in einer Summe für 5 Jahre und bekommt er die gesamte Summe vom Arbeitgeber erstattet, handelt es sich um Auslagenersatz, der lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei ist.

 

  • Zahlt der Arbeitnehmer die Gebühr für den HBA in mehreren Raten und bekommt die geleisteten Zahlungen/Raten jeweils einzeln vom Arbeitgeber erstattet, sind die Leistungen des Arbeitgebers ebenfalls lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.

 

  • CAVE: Zahlt der Angestellte den HBA in mehreren Raten, bekommt aber den Gesamtbetrag für 5 Jahre in einer Summe und damit im Voraus vom Arbeitgeber ersetzt., würde es sich um eine Vorauszahlung der Auslagen handeln. Die Lohnsteuer- und Sozialversicherungsfreiheit wäre hier zweifelhaft. Die Treuhand rät daher von diesem „Modell“ ab.

 

Die vollständige Einschätzung der Treuhand finden Sie hier:

https://portal.akberlin.de/die-einfuehrung-des-elektronischen-heilberufsausweises-und-seine-steuerrechtlichen-folgen/

Für die einzelne Apotheke ist die pauschale HBA-Erstattung für die Anzahl der am Stichtag 01.07.2021 angestellten Approbierten für 5 Jahre abgegolten und damit „erledigt“ – egal welche und wie viele Personen in dem 5-Jahreszeitraum in der Apotheke beschäftigt sein werden. Neueinstellungen, die nach dem 01.07.2021 erfolgen, sind mit Ausnahme von approbierten Berufsanfängern, grundsätzlich nicht förderfähig. Das bedeutet, dass Apothekeninhaber:innen für nach dem 01.07.2021 eingestellte Wiedereinsteiger:innen und Apotheker:innen, die aus einem anderen Berufsfeld in eine öffentliche Apotheke wechseln, keine Erstattung erhalten. Im Hinblick auf mögliche Personalabgänge ist daher Apothekenleiter:innen davon abzuraten, die einmalig erhaltene 5-Jahres-Erstattung unmittelbar in voller Höhe an die aktuell angestellten Apotheker:innen weiterzuleiten. Sonst kann es in Fällen des Ausscheidens von Angestellten vor Ablauf des 5-jährigen Erstattungszeitraums zu Überzahlungen kommen. Wird stattdessen beispielsweise eine jährliche Erstattung vereinbart, können auch Neubesetzungen bei der „Verteilung“ der Pauschale (nachträglich) berücksichtigt werden.

Es ist empfehlenswert, den HBA so rechtzeitig zu beantragen, dass er bei Wiederaufnahme der Tätigkeit nach der Elternzeit zur Verfügung steht. Die Kostenerstattung an den Arbeitgeber erfolgt gemäß TI-Erstattungsvereinbarung für alle am 01.07.2021 festangestellten Apotheker:innen, somit auch für die festangestellten Mitarbeiter:innen, die in Elternzeit sind.

Der HBA ist bundesweit einsetzbar. Dies regelt eine Verwaltungsvereinbarung zwischen den Apothekerkammern. Bei Wechsel des Kammerbereiches wird zukünftig bei der Anmeldung abgefragt, ob Sie bereits einen HBA besitzen und von welcher Kammer Sie diesen erhalten haben. Die Daten werden zwischen der Kammer, die Sie verlassen, und der aufnehmenden Kammer ausgetauscht. Sie müssen nichts weiter tun.

Es bleibt abzuwarten, wie die Digitalisierung im Gesundheitswesen sich in den nächsten fünf Jahren weiterentwickelt und welche technischen Erneuerungen es geben wird. Wir halten Sie über unsere Medien Kammerhomepage, Rundschreiben und Newsletter „Kammer aktuell“ auf dem Laufenden.

Die Liste wird fortlaufend erweitert. Wenn Sie Fragen haben, die in der FAQ-Liste bisher nicht beantwortet werden, schicken Sie uns diese gerne an post@akberlin.de.